Digitalización
La digitalización de los documentos, siguiendo las instrucciones de la guía impartida por el AGN, en donde EXIGE LA UTILIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL O EN SU DEFECTO LAS ELABORADAS, según la ley 594 de 2000.
El
proceso de digitalización y digitación consiste en escanear los documentos y registrar en la base de datos la información respectiva, para realizar las búsquedas de acuerdo a los
requerimientos de la Institución.
La digitalización de
documentos hace referencia al acto de recopilar, pasar una imagen análoga en digital y guardar, administrar y consultar en forma ordenada grandes volúmenes de documentos.
Las imágenes digitales se pueden almacenar un servidor o sistemas de
almacenamiento masivo. Los documentos físicos son, en general, textos o imágenes.
Se pueden digitalizar mediante un escáner o Microfilm.
La información resultante de la comunicación
con ordenadores resulta fácil de obtener, ya que se encuentra en formato digital.
Ventajas.
- Reducción de espacio papel.
- Acceso en tiempo real a la información.
- Reutilización de la información digitalizada.
- Almacenamiento fácil de la información.
- Tener una mayor organización en los documentos.
- La digitalización llegará a ser una herramienta muy importante en una auditoría.
- Control de Calidad con Certificado Digital por medio
de MOLECULA. - Procesamiento y Procedimiento por lotes de conversión de documentos a vía digital.
- Acta de entrega.
- Conservación a corto, mediano y largo tiempo
- Centraliza la información simplificando tiempo, recursos y talento humano.
- Contribución al cero papel.